Cómo planificar los pedidos de reposición de los artículos de cristal más vendidos

La reposición de existencias de los artículos de cristal más vendidos no es una simple tarea administrativa. Se trata de una decisión constante sobre la asignación de capital que implica la imprevisibilidad de la demanda, la preparación de los distribuidores, las cantidades por caja, las roturas, las variantes de color, la capacidad de las instalaciones de almacenamiento y la inquietante posibilidad de que el éxito de ayer esté perdiendo fuelle.

Los proveedores ideales existen.

Cuando un artículo de cristal de gran rotación suele estar agotado, las ventas registradas subestiman la demanda real; cuando ese mismo artículo se promociona, se empaqueta, se rebaja o se coloca en un expositor muy visible, sus ventas actuales pueden exagerar la cantidad que se mantendrá al mes siguiente.

Entonces, ¿qué número debería figurar en la orden de compra?

Mi respuesta es sincera: nunca vuelvas a hacer un pedido basándote únicamente en un informe de “artículos más vendidos”. Una clasificación de superventas nos indica qué se ha ofrecido. No nos dice qué han comprado los consumidores, cuánto tiempo ha estado disponible el artículo, qué versiones han impulsado las ventas, si se ha producido canibalización con otra referencia o cuánto stock hay ya en la cadena de suministro.

La cruda realidad: “más vendido” no es una regla para la reposición de pedidos

Un artículo muy vendido puede no ser, por ello, una buena opción para la reposición.

Esto puede parecer incoherente hasta que distinguimos el volumen de ventas de la economía de inventario. Un producto puede tener buenos resultados inicialmente porque se le ha aplicado una promoción temporal. Otro puede parecer poco rentable porque no ha estado disponible durante 9 días. Un tercero puede generar excelentes ventas de unidades, pero ocupar demasiado espacio en el almacén, sufrir una alta tasa de rotura o requerir cinco colores que se venden poco para garantizar la disponibilidad de un tono popular.

La información macroeconómica ofrece una advertencia útil para evitar las compras impulsivas. En noviembre de 2024, los productores y las organizaciones comerciales de Estados Unidos tenían unas existencias estimadas de $2,5882 billones, mientras que las ventas mensuales habituales alcanzaron los $1,8931 billones. Las existencias aumentaron un 2,6% con respecto a noviembre de 2023, las ventas aumentaron un 2,5% y la relación entre existencias y ventas se mantuvo exactamente en 1,37 en ambos periodos. Esa estabilidad no confirma que el mercado del vidrio en su conjunto goce de buena salud; más bien pone de manifiesto por qué las cifras globales de oferta pueden ocultar importantes desequilibrios a nivel de referencias (SKU).

Aplico cinco criterios antes de considerar que un producto merece una nueva compra:

1. Velocidad real de venta: Los dispositivos se ofrecen por cada día en que están en stock, no por cada día programado.
2. Margen de pago: Margen bruto tras deducir los gastos de transporte, las comisiones de reembolso, los daños, los descuentos y los gastos de sustitución.
3. Exige perseverancia: Independientemente de si la demanda se distribuye a lo largo de varias semanas, tiendas, vendedores o canales.
4. Exposición al suministro: Duración del plazo de entrega, variación del plazo de entrega, cantidad por caja y índice de cumplimiento del distribuidor.
5. Peligro de sustitución: Si un producto adicional corresponde exactamente al mismo consumidor y al mismo precio.

Una clasificación ABC resulta útil. Sin embargo, el análisis ABC por sí solo es excesivo. Un artículo “A” de gran volumen, con una demanda irregular y que se presenta en cajas de 50 unidades, no debería recibir el mismo tratamiento de reposición que una pipa de mano transparente de venta habitual que se comercializa sin embalaje.

Recopila los datos a nivel de SKU antes de realizar la compra

Una buena planificación de la reposición de referencias comienza por conocer el estado real del inventario, y muchas empresas no lo tienen.

La hoja de cálculo podría indicar que hay 180 sistemas disponibles. En realidad, 12 están averiados, 8 están asignados a pedidos al por mayor, 20 están repletos pero aún no se han entregado, y 15 no pueden mentir. El comprador ve 180. El almacén, sin embargo, solo puede garantizar 125.

Utiliza esta definición:

Stock disponible = unidades en stock vendibles + unidades entrantes validadas − unidades destinadas a sistemas específicos − pedidos pendientes

No deben incluir piezas partidas, juegos incompletos, muestras de presentación, productos retenidos por control de calidad ni contenedores que un distribuidor haya prometido pero que aún no haya validado.

Para cada SKU y variante de color, acumula un mínimo de:

• Alojamientos que se alquilan por días o por semanas
• Plazo de disponibilidad en stock
• Registros de ventas perdidas o pedidos pendientes
• Devoluciones y cantidades dañadas
• Existencias disponibles para la venta
• Órdenes de compra entrantes validadas
• Plazo de producción del proveedor
• Transporte y plazos de entrega
• Plazo de entrega habitual y óptimo
• Cantidad por contenedor o cantidad mínima de pedido (MOQ)
• Precio actual del terreno
• Precio de venta y margen de contribución
• Historial de promociones, días festivos, eventos y espectáculos

Y hay que aprovechar los datos de caja, no solo los datos de envíos de los distribuidores. Reuters informó en octubre de 2024 que PepsiCo compartía análisis históricos de ventas con Carrefour e identificaba productos de gran éxito que no figuraban en los pedidos recomendados por Carrefour; Carrefour incluyó esos artículos que se habían omitido, lo que, en última instancia, aumentó las ventas de PepsiCo. El contexto es diferente, pero la lección es la misma: un pedido de reposición suele ser erróneo porque el cliente ha omitido un artículo de probada eficacia, y no porque la previsión matemática haya fallado.

En el caso de un distribuidor de cristal, yo también haría un seguimiento de la demanda por forma, rango de precios, familia de materiales, dimensiones, color, tipo de accesorio y canal de venta. Un colector de 6,5 pulgadas con un precio aproximado de $25 podría competir más directamente con otro producto más compacto que con todos los artículos incluidos en la misma categoría formal.

Calcular un punto de reordenación que refleje la realidad de Glass

El factor de reordenación convencional es sencillo:

Punto de reposición = necesidad prevista durante la preparación + stock de seguridad

En el caso de las compras periódicas, indica el intervalo entre revisiones:

Punto de reabastecimiento = demanda diaria habitual × (plazo de entrega fiable + período de evaluación) + stock de seguridad

Los expertos en gestión de suministros de la Universidad Estatal de Carolina del Norte definen el factor de reposición como la necesidad durante la preparación más la protección frente a la imprevisibilidad de la demanda y los plazos de entrega. Las directrices del MIT sobre existencias de seguridad revelan, de forma similar, que los ciclos de rendimiento más largos y una mayor irregularidad requieren una mayor protección de las existencias.

“La ”preparación efectiva» debería ser superior al tiempo de producción estimado por la planta de fabricación. Incluye lo siguiente:

• Plazo de aprobación por parte del Ministerio del Interior
• Tramitación del pago inicial o de la amortización
• Gama de productos
• Producción
• Preparación para la exportación
• Transporte internacional o nacional
• Despacho de aduanas
• Distribución de última milla
• Realización de un examen
• Tiempo que falta para que las unidades puedan venderse

Si un proveedor indica “25 días”, es posible que se refiera únicamente a la producción. En las instalaciones de almacenamiento, el plazo desde que se decide realizar un nuevo pedido hasta que el suministro está disponible podría oscilar entre 38 y 52 días. La estrategia debe basarse en el ciclo real, no en la estimación aproximada.

Un ejemplo práctico de punto de reabastecimiento

Supongamos que una referencia de vidrio líder tiene:

• Demanda diaria habitual: 7,4 dispositivos
• Plazo de entrega eficiente: 38 días
• Período de evaluación: 7 días
• Stock de seguridad: 85 unidades
• Cantidad por caja: 50 dispositivos

El factor de reordenación es:

7,4 × (38 + 7) + 85 = 418 unidades

Esto significa que el comprador debe emitir una orden de compra cuando el nivel de existencias de la referencia alcance aproximadamente 418 unidades, y no cuando el stock físico disponible llegue a 418.

El nivel medio de existencias es de 390 sistemas y el objetivo es cubrir el periodo de preparación de 38 días, el periodo de revisión de siete días, cuatro semanas adicionales de existencias de ciclo y 85 unidades de existencias de seguridad:

Existencias previstas = 7,4 × 73 + 85 = 625 sistemas

Importe solicitado:

625 − 390 = 235 dispositivos

Dado que la referencia se envía en cajas de 50 unidades, el pedido funcional es 250 sistemas, o cinco contenedores.

Las pequeñas decisiones sobre el redondeo tienen su importancia. Si se repite en 100 artículos, la frase “basta con añadir un envase más” acaba convirtiéndose en una práctica costosa en el almacén.

Prever las necesidades sin dejar que una semana de mucho calor afecte a la orden de compra

Una media de 90 días es muy sencilla. Pero también resulta poco rigurosa si se utiliza sin tener en cuenta el contexto.

Para evaluar las referencias más vendidas, prefiero utilizar una previsión por niveles:

Demanda de referencia: Un indicador ponderado de las últimas semanas en las que el producto ha estado disponible en stock.

Cambio de patrón: Si las últimas cuatro semanas se sitúan constantemente por encima o por debajo de las ocho anteriores.

Modificación de la disponibilidad: Ventas desglosadas por días de disponibilidad en stock, teniendo en cuenta la disponibilidad parcial.

Modificación de la ocasión: Ofertas, exposiciones, vacaciones, ciclos de anticipos en efectivo, eventos en el barrio, inauguraciones de tiendas y compras importantes con tarjeta.

Ajuste por canibalización: Ventas transferidas desde una referencia relacionada debido a que un artículo no estaba disponible.

Modificación de la sentencia: Una modificación registrada por parte del comprador; nunca una cifra introducida sin explicación alguna que supere la previsión.

Una estimación razonable podría ser la siguiente:

• 50% en las últimas cuatro semanas analizadas
• 30%, de la quinta a la octava semana
• De 20% a la semana 9, pasando por la 12

Sin embargo, el término “representativo” conlleva un trabajo considerable. Hay que descartar los pedidos al por mayor puntuales, las promociones de liquidación de existencias y los picos artificiales de ventas antes de ponderar los periodos.

Actualmente, los minoristas están yendo más allá de las medias estacionales estáticas. Reuters informó de que Walmart incorporó el análisis de las condiciones meteorológicas directamente en sus decisiones sobre inventario y rebajas en 2024, mientras que Planalytics preveía generar el doble de modelos de clientes en 2024 que en 2023 y nueve veces más que en 2019. Es evidente que la demanda de gafas no viene determinada por las condiciones meteorológicas que requieren el uso de protector solar, pero el principio operativo se mantiene: las señales externas pueden modificar el tráfico de clientes, el momento de las visitas, las promociones y la demanda regional más rápidamente de lo que puede detectar una media móvil.

¿Crearía un modelo de aprendizaje automático para 40 referencias? Probablemente no. Sin duda, lo primero que haría sería ajustar la precisión del suministro, registrar los días de rotura de stock y medir los plazos de entrega de los proveedores. Realizar previsiones avanzadas a partir de registros de inventario desactualizados no es más que una ficción costosa.

Establecer el stock de seguridad en función de la variabilidad, el margen y el riesgo de rotura

El stock de seguridad no debería ser “20% para todo”.”

Esa norma tiene éxito porque no hay que pensar. Además, es la razón por la que las tiendas acumulan existencias excesivas de artículos de venta segura, mientras que siempre andan escasas de los de venta volátil.

En el caso de la irregularidad de la demanda y los plazos de entrega, una estimación mucho más rigurosa es:

Stock de seguridad = z × √ [(L × σd TWO) + (d TWO × σL TWO)] Donde:

• z = elemento de nivel de servicio
• L = preparación habitual
• σd = desviación básica de la demanda diaria
• d = necesidad cotidiana habitual
• σL = varianza común del tiempo de entrega

Los aspectos habituales del mantenimiento de bicicletas suelen incluir, entre otros:

Grado de servicio de ciclo objetivo	puntuación z
90%	1.28
95%	1.65
98%	2.05
99%	2.33

La herramienta de asistencia para el stock de seguridad del MIT deja claro el compromiso: unos niveles de solución más altos requieren un suministro mucho mayor, y un nivel de servicio analítico 100% no resulta práctico. Además, recomienda asignar los niveles de servicio en función de la importancia de la organización, en lugar de imponer un único objetivo a cada SKU.

Para supervisar el suministro de vidrio, modifico el objetivo del servicio teniendo en cuenta cuatro aspectos empresariales:

Margen: Una referencia con un margen elevado y compras recurrentes puede justificar unas medidas de seguridad mucho mayores.

Roturas: Los productos frágiles o propensos a sufrir daños deben tener un margen de tolerancia en su recepción y manipulación, pero las existencias dañadas no deben permanecer dentro del stock “disponible de inmediato”.

Sustitución: Si los clientes aceptan sin problemas un tubo transparente adicional al mismo precio, el stock de seguridad puede reducirse.

Economía de los contenedores: Un stock de seguridad académico de 72 unidades pasa a ser de 100 cuando las compras se realizan en contenedores de 50 unidades. Ese redondeo debe aparecer claramente, sin ocultarlo.

Además, las actividades relacionadas con los costes de los materiales deben seguir diferenciándose de las previsiones de demanda por unidad. Los datos de noviembre de 2024 de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) mostraron que el índice de precios al productor del grupo de vidrio plano había descendido un 1,61 TP3T interanual y un 3,41 TP3T de octubre a noviembre. Ese índice no es un indicador directo de los precios de los dispositivos de borosilicato para fumar, pero demuestra por qué los costes de compra y los precios de venta no deben tratarse como la misma señal.

El vidrio borosilicato se fabrica a partir de óxido de silicio y óxido de boro —que suelen representarse como SiO₂ y B₂O₆—, pero el coste final del artículo también refleja la mano de obra de moldeado, el trabajo de coloración, los equipos, el embalaje, los rechazos, el transporte y el volumen del pedido. Un ajuste en el precio del vidrio en bruto no justifica automáticamente un pedido de mayor volumen.

Clasificar a los mejores proveedores de cada segmento según el riesgo de reabastecimiento

No todos los productos más vendidos tienen derecho al mismo ritmo de evaluación.

Las entradas del directorio que se enumeran a continuación muestran cinco perfiles de reordenación diferentes. Se trata de entradas de categorías, no de declaraciones de que estos productos ocupen un determinado puesto en el ranking de ventas.

Un elemento con múltiples variantes como el Recogedor de néctar EG Glass Pull & Clean de cinco colores supone un riesgo de apropiación indebida. El modelo NC2523 que se ofrece mide 6,5 pulgadas, pesa 120 g, está disponible en cinco combinaciones de colores y se envasa en cajas de 50 unidades. Calcula primero la cantidad total de la gama y, a continuación, distribuye el contenido de la caja entre los distintos colores en función de las necesidades de stock ajustadas, sin realizar un reparto equitativo de 20% a menos que las ventas lo justifiquen realmente.

En pipa de mano de cristal transparente con cazoleta lateral Es un caso de reposición menos complejo. La referencia ESH2534 tiene una única opción, un precio de catálogo de $19,99, una altura de cinco pulgadas y un peso de 140 g. Un artículo básico de una sola variante suele permitir una estimación de reposición más precisa, ya que no hay distorsiones debidas a la combinación de colores.

En narguile transparente de cuello curvado con un percolador interior plantea otro problema: el dinero y el espacio de almacenamiento. La referencia EG-101 se suministra a $53,99, mide 8,3 pulgadas, pesa 447 g y contiene 50 unidades por caja. Incluso cuando las ventas son sólidas, sin duda controlaría el valor de las cajas, el volumen de almacenamiento, la exposición a daños y las semanas de suministro con mucho más rigor que en el caso de un artículo de menor tamaño, como el $20.

En Colector de néctar de cristal «Bowling-pin Pull & Clean» Es un riesgo de sustitución casi total. El NC2522 se presenta con las siguientes características: $25,99; 6,4 pulgadas; 125 g; 5 tonos y 50 unidades por caja. Dado que su precio, dimensiones, clasificación y gama de colores son muy similares a los del NC2523, realizar una previsión independiente de cada producto puede suponer un doble recuento de las necesidades de los miembros de la familia.

Por último, el Pipa de mano de cristal transparente con forma de granada, de diseño novedoso debería tratarse como un diseño sensible a eventos en lugar de como una referencia básica automatizada. El modelo ESH2525 tiene unas especificaciones de $15,99, 3,15 pulgadas y 225 g. Los artículos exclusivos pueden venderse rápidamente tras su lanzamiento o su colocación en los expositores, para luego desplomarse bruscamente, por lo que una cobertura inicial más reducida y ciclos de evaluación más rápidos son mucho más seguros que hacer conjeturas sobre la demanda de la semana de lanzamiento.

Una tabla práctica para la reposición de referencias de vidrio

Perfil de SKU	Ejemplo de catálogo	Información detallada del artículo	Peligro de falta de existencias	Tratamiento recomendado
Artículo básico multicolor	Aficionado al NC2523 Pull & Clean	$24,99; 6,5 pulgadas; 120 g; 5 colores; 50 unidades por caja	Los colores más populares se agotan, mientras que los tonos más discretos se acumulan	Prevé la demanda familiar y, a continuación, asigna una cuota de color corregida.
Producto básico de una sola variante	Tubería con cámara lateral transparente ESH2534	$19,99; 5 pulgadas; 140 g; transparente	Los casos de falta de existencias pueden restar importancia a los resultados de ventas	Utiliza la rotación diaria de existencias y un ROP básico
Algo caro y poco práctico	Narguile de cuello curvado EG-101	$53,99; 8,3 pulgadas; 447 g; 50/CTN	Efectivo, espacio de almacenamiento y riesgo de daños	Reducción del número de semanas de cobertura; criterios más estrictos para la aprobación de compras
Alternativa cercana	NC2522, aficionado a los bolos	$25,99; 6,4 pulgadas; 125 g; cinco tonos; 50 unidades por caja	Canibalización y gama de productos copiada	Previsión conjunta con referencias similares para aficionados
Algo nuevo	Tubo explosivo ESH2525	$15,99; 3,15 pulgadas; 225 g; transparente	Aumento repentino de las ventas impulsado por la caída de la demanda	Primera compra de menor cuantía; revisión semanal de la exención

Los precios y las especificaciones que figuran en esta tabla se corresponden con los indicados en la página del producto y pueden sufrir modificaciones. El modo de funcionamiento es más importante que el precio de catálogo exacto.

Errores que aumentan silenciosamente las existencias de vidrio

Reposición basada en las ventas de dispositivos en lugar de la rotación de existencias

Vender 200 artículos en 30 días naturales no es lo mismo que vender 200 unidades a lo largo de 18 días disponibles. La primera estimación da un resultado de 6,7 unidades al día. La segunda, de 11,1.

No se trata de un error de redondeo.

Previsión de referencias de productos para padres al comprar variantes para niños

Una gama de cinco colores puede parecer completa, aunque el color más demandado siga sin estar disponible. El pedido debería gestionarse en el mismo nivel de variante que eligen los consumidores.

No tener en cuenta las entradas de stock confirmadas

Los compradores suelen volver a realizar pedidos porque les parece que las existencias físicas se han reducido, olvidando que ya hay tres cajas en proceso de fabricación o en tránsito. También se comete el error contrario: considerar las promesas no confirmadas de los proveedores como un suministro entrante fiable.

Gestión de la elaboración de un presupuesto con un plazo de entrega garantizado

Promedio de uso real en la preparación, discrepancia típica en el plazo de entrega y un máximo reciente. Registra cada fase. “Retraso del proveedor” no es una información útil; “la producción superó el plan en nueve días en 3 de las últimas 6 órdenes de compra”, sí lo es.

Dejar que los descuentos en el alquiler determinen el importe

Un menor coste unitario no hace que el exceso de existencias resulte rentable. Hay que tener en cuenta el coste de financiación, el almacenamiento, los daños, las rebajas, la obsolescencia y el coste de oportunidad que supone renunciar a una referencia más rentable.

Reordenar las tareas completadas una por una

Las dos agencias de recogida de néctar situadas en $24.99 y $25.99 pueden compartir la demanda. Cuando una no está disponible, la otra puede hacerse cargo de sus ventas. Si se proyectan ambas a partir de los periodos de reserva, pueden producirse dos excedentes de stock simultáneamente.

Preguntas frecuentes

¿En qué consiste la reposición de existencias de las referencias de vidrio?

La reposición de existencias de referencias de vidrio es el proceso controlado de realizar pedidos de unidades vendibles adecuadas, según diseño y versión, para cubrir las necesidades previstas durante los periodos de preparación del distribuidor y de validación, al tiempo que se mantienen los niveles de existencias sin inmovilizar un exceso de efectivo en existencias frágiles, de baja rotación o falsificadas.

El procedimiento combina la configuración de existencias, la velocidad de venta fija, la previsión de la demanda, los puntos de reposición, el stock de seguridad, las cantidades por caja y la eficiencia del distribuidor. No se trata simplemente de repetir el pedido anterior.

¿Cómo se calcula el factor de reposición de una referencia de vaso que es un éxito de ventas?

Un factor de reposición es el umbral de nivel de existencias a partir del cual debe emitirse una nueva orden de compra; se calcula sumando la demanda prevista durante el periodo de preparación fiable, las necesidades del ciclo de revisión y el stock de seguridad, tras haber deducido las existencias disponibles, las entradas confirmadas, los pedidos pendientes, las asignaciones y los equipos dañados e invendibles antes de evaluar el umbral de activación.

Para una referencia que vende 7,4 unidades al día, con un plazo de preparación fiable de 38 días, un plazo de entrega de siete días y un stock de seguridad de 85 unidades, el factor de reposición es de unas 418 unidades.

¿Qué nivel de existencias de seguridad debería mantener un mayorista de vidrio?

El stock de seguridad es el stock adicional que se mantiene por encima de la demanda habitual correspondiente al plazo de entrega, con el fin de absorber las fluctuaciones de la demanda, los retrasos de los proveedores, los atascos en el transporte y las pérdidas; en el caso de las referencias de vidrio más vendidas, debe fijarse en función del nivel de solución objetivo y de la variabilidad estimada, en lugar de aplicar un porcentaje fijo a cada producto.

Los artículos básicos, con un margen más elevado y no sustituibles, suelen merecer unos objetivos de solución más estrictos. Los artículos novedosos, los de gran tamaño y los productos fácilmente sustituibles suelen requerir un nivel de seguridad mucho menor.

¿Con qué frecuencia se deben revisar las referencias más vendidas?

La periodicidad de revisión de los pedidos es la frecuencia programada con la que se analizan la rotación de ventas, la ubicación del stock, el suministro entrante y las excepciones en las previsiones; las referencias de cristalería de alta rotación suelen requerir alertas diarias y decisiones de compra semanales, mientras que los artículos de rotación más constante o de mayor valor pueden evaluarse periódicamente con pedidos menos frecuentes.

La revisión diaria no significa realizar pedidos de compra todos los días. Significa detectar las excepciones con la suficiente antelación para acelerar, retrasar, aumentar o cancelar el siguiente pedido previsto.

¿Deberían las variaciones de las pantallas de cristal tener proyecciones separadas?

Las variantes de color deben planificarse como referencias distintas de productos para jóvenes cada vez que los consumidores elijan un color concreto, ya que la demanda agregada a nivel de referencia principal puede ocultar la falta de existencias en los colores más populares y el exceso de oferta en los menos demandados; la previsión a nivel de referencia principal solo resulta útil para establecer la compra total de la familia de productos antes de asignar la composición de las cajas.

Utiliza la previsión de ventas para ajustar la exposición total directa y, a continuación, distribuye las unidades teniendo en cuenta la tasa de ventas de cada color, el margen, las tendencias y el nivel de existencias actual.

Convierte los pedidos de reposición en un sistema de compra repetible

Deja de comprar de memoria.

Elabora una hoja de control semanal de SKU que incluya la demanda ajustada, las semanas de suministro, el nivel de existencias, el factor de reposición, la variación en el plazo de entrega del proveedor, la cantidad por caja, el error de previsión y una justificación por escrito para cada excepción a la guía.

A continuación, se pide a cada uno de los principales proveedores que elija una de estas cuatro opciones:

Realizar el pedido ahora. Aplazar el pedido. Modificar la cantidad. Consultar la información.

Esa última opción plantea problemas. Cuando la demanda, las existencias y los registros entrantes difieren, añadir un contenedor más no es la solución. La mejor solución es otra.